7 dicas para organizar um orçamento para eventos online

7 dicas para organizar um orçamento para eventos online

Por Thiago Rodrigues - 18 de fevereiro de 2021 -

Organização, planejamento e contabilidade. Da forma como percebemos, essas são as partes mais importantes na elaboração de orçamento para eventos online que, em 2020, se popularizaram rapidamente por conta da pandemia.

Por isso, aproveitei o tema para elaborar este conteúdo especial sobre o assunto. Meu objetivo é oferecer dicas e orientações práticas, facilitando não apenas a elaboração do orçamento como a realização do próprio evento. Então, não perca tempo e acompanhe!

O que é necessário para organizar um evento online?

Assim como os eventos presenciais, as alternativas digitais exigem uma série de recursos para a sua realização. Entre os principais, destacamos plataforma de transmissão, provedor de internet, dispositivos tecnológicos e, obviamente, a participação de convidados, palestrantes e afins. Dê uma olhada!

Plataforma de transmissão

A plataforma de transmissão nada mais é do que a ferramenta responsável pelo streaming do evento em tempo real. Em nossa opinião, a escolha da plataforma está diretamente ligada às características do evento a ser realizado — assim como a estratégia que motivou essa ideia.

Aqui, é importante responder questionamentos como:

  • A necessidade de interação entre o público e os apresentadores;
  • O tipo de conteúdo que será apresentado;
  • O número estimado de telespectadores;
  • A duração total do evento.

Provedor de internet

Em um evento presencial, os organizadores precisam investir em locação de espaço, buffet, decoração, brindes, iluminação e afins. Em um evento online, o orçamento é destinado à infraestrutura de conexão, rede, locação de dispositivos eletrônicos e publicidade.

Sem dúvidas, a conexão — entendida aqui como a estabilidade do sinal — é a parte mais importante para uma transmissão de alta qualidade, sem gargalos, tropeços, interrupções, ruídos, travamentos e afins. Em um evento online, a conexão é o que segura tudo no lugar.

Locação ou aquisição de ferramentas e dispositivos

A pandemia chegou e pegou todo mundo de surpresa. Da noite para o dia, as empresas precisaram fazer uma revolução intensiva em suas estratégias de marketing, tentando novas soluções para alcançar o cliente. Entre essas táticas, a que mais se popularizou foi a de seminários virtuais, os webinars.

No entanto, na ansiedade de adotar essa nova tática, muitas empresas caíram no erro de realizar o evento sem a estrutura técnica adequada. Em um evento online, você precisa garantir que a sua mensagem seja transmitida de maneira clara, nítida e ininterrupta.

Em outras palavras, isso quer dizer que é importante ter boa captação de áudio e imagem. Além disso, é essencial contar com máquinas capazes de fazer uma transmissão sem gargalos. Quanto mais capaz a sua infraestrutura, menor a probabilidade de erros e falhas durante a transmissão.

Participação de convidados, palestrantes ou afins

O bom e velho agregar valor. Mas aqui, não mencionamos a frase como uma forma de encher linguiça — nada disso! Agregar valor em um evento online tem um sentido prático, que é não fazer os seus clientes perderem tempo.

Se você quer ocupar a atenção do seu consumidor por longos períodos, com eventos com mais de 30 minutos de duração, é fundamental que se tenha algo a oferecer, como a participação de convidados interessantes, tais como:

  • Especialistas renomados;
  • Palestrantes técnicos;
  • Influenciadores;
  • Celebridades.

Quais as 7 melhores dicas para elaborar um orçamento para eventos online?

Agora que você entende o impacto desses aspectos na organização do evento, chega o momento de conhecer as melhores dicas para elaborar um orçamento enxuto e equilibrado, evitando estourar os valores planejados.

1. Escolha a plataforma de transmissão

A plataforma de transmissão está vinculada ao propósito do evento. Quer maximizar o reconhecimento da marca nas redes? Faça a transmissão nas redes sociais — no Twitter, no Facebook Live, no YouTube ou no Instagram IGTV.

Quer promover a interação do público de maneira organizada, coletando e repassando perguntas do público aos entrevistados? Nesse cenário, é interessante optar por plataformas de videoconferência fechada, como Zoom, Hangouts e afins.

Identificar a ferramenta a ser usada é determinante do ponto de vista do orçamento. Afinal de contas, muitas dessas empresas contam com preços diferenciados, oferecendo uma série de recursos complementares nos planos pagos.

2. Busque patrocinadores

A melhor forma de zerar o custo do investimento é angariando patrocinadores para a realização do evento. Em termos práticos, eles pagam os custos operacionais da transmissão e, assim, ganham um espaço de publicidade e visibilidade durante a transmissão.

A busca por patrocinadores também varia de acordo com o posicionamento da sua marca. Se você é uma empresa regional que busca gerar autoridade na realização de um evento, pode prospectar empreendedores locais para projetar a marca dele sob o custo do patrocínio.

3. Elabore o quadro de convidados e palestrantes

Em nossa visão, é muito importante que exista um link claro entre os convidados e o seu público-alvo. Logicamente, a contratação de celebridades pode ampliar o alcance do evento, trazendo consumidores que fogem da sua persona tradicional.

No entanto, é importante elaborar um elenco que ofereça noções interessantes ao público. Por exemplo, se você é uma escola de desenvolvedores, pode ser interessante recrutar palestrantes que trabalham em grandes multinacionais de tecnologia e por aí adiante.

4. Alugue ou compre as ferramentas necessárias

Tecnicamente, existem, pelo menos, quatro itens fundamentais a uma transmissão de alta qualidade:

  • Microfones de boa captação sonora e isolamento de ruídos;
  • Computadores de bom desempenho;
  • Câmeras de boas especificações;
  • Kits de iluminação.

Caso a empresa não conte com esses elementos e não queira investir nesses ativos, uma alternativa é optar pela locação. Atualmente, é possível terceirizar toda a estrutura do evento, locando até mesmo um estúdio para realizar a transmissão, com todos os equipamentos necessários.

5. Elabore uma plataforma para a captação de dados

Antes de realizar o evento, é importante espalhar a palavra. Logicamente, a marca pode fazer isso por meio das redes sociais, inclusive, impulsionando as postagens para amplificar o alcance da publicação. Mas, além disso, é fundamental que exista uma interface para a captação de dados.

Caso o evento seja pago, é importante criar uma Landing Page de apresentação, estimulando o cadastro e redirecionando para um paywall de pagamento. Caso seja gratuito, a Landing Page também é importante, mas com um captador de e-mails para que você possa disparar lembretes perto da realização do evento.

6. Defina o número de participantes

Como frisamos, o número de participantes pode interferir na escolha da plataforma de transmissão. Nas redes sociais, como YouTube, Facebook e Instagram, não existem limites. No entanto, em plataformas mais corporativas e funcionais, como Zoom, Hangouts e Skype, o limite de participantes é determinante na escolha do plano ideal.

7. Precifique o ingresso

O objetivo de faturamento com o evento costuma estar ligado ao objetivo da estratégia em si. Geralmente, quem faz webinars pagos quer apenas gerar o reconhecimento da marca — e não lucrar no evento como se fosse um produto.

Nesse caso, a precificação pode ser bastante acessível, apenas para alcançar o breakeven — o zero a zero entre custos e receitas. Caso o evento seja um produto, como uma masterclass, a precificação pode considerar o lucro como um vetor fundamental para a estratégia.

Para concluir, é importante entender a importância de um orçamento bem elaborado. Da forma como percebemos, um orçamento bem-feito é garantia de previsibilidade e organização, sendo a melhor maneira de garantir uma transmissão de qualidade técnica e eficiência financeira.

Agora que você sabe como elaborar orçamento para eventos online, aproveite para espalhar essa noção para a sua equipe. Para isso, basta compartilhar este texto nas suas redes sociais!