Seu guia completo de como organizar eventos online

Seu guia completo de como organizar eventos online

Por Thiago Rodrigues - 31 de março de 2021 -

Mesmo antes da pandemia causada pelo novo coronavírus, os eventos online já estavam crescendo rapidamente. Embora nada substitua a emoção dos encontros ao vivo, em muitos casos é mais prático que as pessoas participem remotamente, não é mesmo?

Nesse cenário, aprender a criar o seu próprio evento virtual é uma estratégia de marketing inteligente que vale a pena colocar na prática. Afinal de contas, isso oferece um potencial incrível para aumentar o engajamento do público e as vendas.

Continue a leitura para conhecer as vantagens de investir nessa ideia, o que deve ser levado em conta para o planejamento, quais cuidados devem ser tomados no pós-evento, quais são os tipos de eventos online, dicas para criar um evento de sucesso e muito mais!

Vantagens de um evento online

Para começar, vamos mostrar por que investir nessa estratégia é um bom negócio. Confira!

Maior alcance de público 

Os participantes comparecem ao evento online no conforto de suas casas ou de qualquer lugar do mundo em trânsito, desde que tenham um computador ou dispositivo móvel conectado à internet. 

Não existem barreiras ou limitações geográficas. É uma modalidade que atende tanto aos introvertidos quanto aos extrovertidos.

Redução de custos

Os esforços de marketing são focados para o orçamento de um evento online. Ou seja, mesmo com as parcerias estratégicas, a promoção da marca de seus parceiros não exigirá custos de impressão de banners, panfletos e outros materiais.

Tudo se torna digital e você tem mais controle sobre o ROI (Retorno sobre o Investimento) de seus gastos com publicidade por meio de SEO (Otimização de site), marketing por e-mail e outras opções. 

O custo operacional também é reduzido, já que não é preciso gastar com aluguel, equipe de serviço, transporte, acomodação VIP, comidas, bebidas ou logística. No geral, o evento virtual exige menos despesas em comparação com o encontro físico, então você tem mais retornos.

Economia de tempo da equipe

Grande parte do tempo gasto no planejamento de eventos está relacionado a momentos presenciais, como a seleção do local do hotel, grupo para recepcionar no local, sinalização etc. 

Os virtuais eliminam essas atividades e, com isso, a equipe se dedica à programação, construindo patrocínios e criando uma experiência incrível para os participantes. Como nós sabemos, tempo é dinheiro!

Mais fácil de gerenciar

Não existe o estresse comum que vem com logística, equipamento, treinamento de equipe em campo ou a obrigação de estar presente em muitos lugares ao mesmo tempo para encontrar os interessados.

Isso significa que você pode se concentrar nas ferramentas digitais para oferecer uma experiência perfeita para os participantes em webinars ou outros tipos de eventos.

Facilita o feedback

Os eventos online realmente ajudam no planejamento de novas ações — uma vez que coletar feedback e opiniões dos participantes é muito fácil.

Por exemplo, é possível configurar enquetes ao vivo, criar pesquisas e sistemas de classificação (em uma escala de 5 estrelas para cada sessão), enviar notificações push e, assim, descobrir as preferências do público para reuniões futuras.

Com o feedback adequado, torna-se bastante simples planejar eventos virtuais ainda melhores da próxima vez, sem contar com o fato de que a sua base de contatos cresce. 

Maior flexibilidade 

No evento presencial, o participante tem que escolher a qual palestra quer assistir. Em uma webconferência, várias sessões acontecem simultaneamente. Sendo assim, as pessoas têm o melhor dos dois mundos.

Isso porque dá para assistir a uma sessão ao vivo e, se as outras estiverem concluídas, é possível ver as versões gravadas mais tarde. Além disso, se alguém não puder participar nas datas do evento, pode acessar o conteúdo sob demanda posteriormente — desde que você permita. 

Planejamento: a chave do sucesso

Uma dica útil para lembrar ao planejar seu evento é escolher entre a forma assíncrona (vídeos pré-gravados) e a síncrona (transmissão ao vivo). Também é possível misturar as duas abordagens trabalhando com o conteúdo que foi preparado anteriormente e alguns plugins ao vivo. Por exemplo, transmitir um vídeo pré-gravado e, em seguida, se conectar ao vivo para perguntas e respostas.

Também é uma boa ideia ter um script bem desenvolvido para manter todo o evento virtual organizado e capaz de funcionar sem problemas. Para apoiar o roteiro, sugerimos que você faça uma apresentação em PowerPoint interessante e atraente, com slides que ilustrem claramente as suas ideias. 

Questões a serem consideradas:

  • Usaremos fotos, vídeos, animações etc.?
  • Faremos uma sessão de perguntas e respostas?
  • Qual forma de tecnologia o público usará para acessar?

É provável que muitos usuários acessem o evento por meio de um smartphone ou tablet. Leve isso em consideração durante o planejamento. 

Patrocínio

Hoje, a tecnologia está progredindo rapidamente e oferece novas oportunidades e inúmeras maneiras para os organizadores, patrocinadores e participantes interagirem uns com os outros virtualmente. 

Quem investe recursos financeiros também adora encontrar formas interativas de se conectar com os participantes. Portanto, prepare a proposta de patrocínio como se estivesse vendendo um produto ou serviço, pois o conceito é praticamente o mesmo. Descreva os seguintes itens: 

  • A missão, a visão e a justificativa do evento;
  • O valor sugerido aos patrocinadores;
  • O diferencial do seu evento;
  • O tamanho do público;
  • Como isso pode levar a um relacionamento de longo prazo com sua empresa.

Divulgação

O marketing é fundamental para qualquer evento, inclusive virtual. Postagens no blog da empresa com informações relevantes — por exemplo, por que você criou o encontro remoto e o que o público aprenderá ou vivenciará ao participar — são ótimos pontos de partida. 

Você também pode gerar uma hashtag de marca para incentivar a participação dos seguidores. Isso permite que façam perguntas e postem em suas próprias plataformas de mídia social durante o evento em tempo real.

Outra ideia é criar uma página de destino no site da empresa. Essa é uma oportunidade criativa e útil para informar o público sobre o evento virtual, já que é possível fazer com que se inscrevam com antecedência enquanto se atualizam sobre a novidade. 

Nunca subestime o poder do e-mail: se tem uma lista de assinantes, aproveite para promover o evento nesse canal. Envie lembretes aos interessados quando a data do encontro se aproximar. 

Caso o evento seja transmitido ao vivo, considere compartilhá-lo em sites de mídia social como Facebook ou TikTok se quiser construir ou interagir com o seu público por lá. 

Se for pré-gravado, tente hospedar os vídeos da sessão em um site dedicado com um URL exclusivo. Aumente sua lista de e-mail pedindo que os participantes compartilhem a mensagem.

Cuidados no pós-evento

É hora de fechar o seu evento virtual. Todas as conversas acabaram, pessoas trocaram ideias e detalhes de contato. Não precisa mais convidá-las para participar do encontro. 

Pode parecer que o trabalho árduo finalmente acabou e tudo o que resta a fazer é agradecer a todos e colher os frutos. Na realidade, alguns dos aspectos mais importantes estão apenas para começar.

Isso porque bons eventos online vivem para sempre, em mais de uma maneira. Eles não são apenas versões online de reuniões físicas, mas oferecem seu próprio valor duradouro em conteúdo, comunidade e oportunidades do setor. 

Para conseguir isso, é preciso mudar a forma como se constrói eventos, preparando-se para eles, conduzindo-os em tempo real e lidando com as coisas assim que a sessão oficial termina. Por exemplo, certamente o momento vai gerar um conteúdo valioso. Em vez de deixá-lo desaparecer, faça esse valor durar. 

Primeiro, transforme sua arena visual de eventos em um centro de conhecimento para os visitantes aproveitarem e aprenderem. Certifique-se de que esse momento seja conhecido, pesquisável e amigável. Catalogue seu conteúdo com base em tópicos e crie campanhas em torno dele que visem aos grupos certos. Publique-o e promova-o em vários canais online.

Em seguida, redirecione seu conteúdo para criar ativos adicionais. Transforme os videoclipes de sua plataforma de evento virtual em postagens de blog escritas e vice-versa. Conduza pesquisas aprofundadas de SEO para incluir as palavras-chave certas em descrições e artigos para melhorar a exposição da marca. 

Para manter os participantes engajados, continue oferecendo ótimo conteúdo ao longo do ano. Hospede eventos virtuais exclusivos, atualize seu aplicativo de eventos e ofereça descontos exclusivos para outros encontros. Assim, você vai ver que as pessoas sempre se lembrarão da sua marca em primeiro lugar.

Tipos de eventos

Existem muitas maneiras de promover eventos online. Vamos explorar algumas das possibilidades.

Webinar

Um dos melhores motivos para criar um webinar ou outro encontro online é gerar leads para o seu negócio. Dependendo dos objetivos, você também pode fazer com que os participantes deixem os endereços de e-mail ou números de telefone ao se inscreverem no evento. 

Seu webinar pode demonstrar como seus produtos físicos funcionam. Outra dica é entrevistar um especialista para discutir seu nicho. Por exemplo, se você vende alimentos ou suprimentos para animais de estimação, seria ótimo para o público ouvir a palavra de um especialista, como um veterinário ou um treinador de cães.

Jornada online

Tem como característica a colaboração audiovisual interativa ao vivo com uma audiência online em uma programação extensa que dura cerca de 5 dias ou mais.

Tal como acontece com as conferências tradicionais, a jornada online inclui: oradores, sessões de pausa e palestras para segmentos de público-alvo. Uma plataforma de conferência virtual pode ser integrada a sites e aplicativos de eventos para agilizar o registro, a promoção do acontecimento e o envolvimento do público.

As interações também oferecem conteúdo para download ou sob demanda, experiências de rede online e contato direto com os palestrantes por meio de ferramentas de engajamento, como enquetes ao vivo ou perguntas e respostas.

Com o rápido aumento dos eventos remotos, você também vai notar o aumento da fadiga virtual. Os participantes perdem energia mais rapidamente ao se concentrar em um ambiente assim, o que significa que um evento de sucesso inclui gerenciamento de tempo eficiente como parte da experiência do participante.

Curso online

Oferecer uma aula, palestra ou tutorial sobre qualquer tópico é um ótimo jeito de gerar engajamento e posicionamento de autoridade da sua empresa.

As pessoas olham para as aulas digitais como uma forma de adquirir conhecimento rapidamente, sem o incômodo de agendamento ou deslocamento. Quer seja ao vivo quer seja pré-gravado, é conveniente em virtude de ser facilmente acessível.

Podcast ao vivo

O podcast é um formato que permite duplicar a sensação genuína que você obtém do rádio. Ainda há espaço para erros, mas isso incorpora uma humanidade mais imperfeita à transmissão. 

Sem apelo visual, a liberdade e versatilidade de poder simplesmente ouvir o seu evento é capaz de atrair muitos ouvintes curiosos. Se sua empresa tem um orçamento menor, é uma opção mais econômica que pagar por uma produção de vídeo de alta qualidade. 

Mas o planejamento é tão importante quanto os compromissos visuais. Sem nada além de áudio para cativar o público, o tempo é fundamental para você e qualquer palestrante convidado. Problemas tecnológicos não são tolerados pelo usuário. Pense nisso! 

Dicas para fazer um evento de sucesso

Agora que você conhece as vantagens, como planejar e os tipos de eventos online, acompanhe estas dicas para ser bem-sucedido!

Faça uma abertura energética

Com eventos online, e na ausência de uma atmosfera ao vivo, é importante começar forte e acumular energia desde o início. Considere o uso de um vídeo de aquecimento bem produzido que seja inteligente, envolvente e positivo. Isso ajuda não apenas a atrair participantes, mas também a permanecer focado e motivado.

Use estas táticas para manter a atenção das pessoas:

  • Olhe para a câmera — isso imita a sensação de contato visual, permitindo que o público sinta que você está realmente falando com ele;
  • Fale devagar — pode ser tentador apressar os materiais o mais rápido possível, mas a mensagem fica mais autêntica quando é transmitida com calma;
  • Use ferramentas de engajamento — quando apropriado, incorpore o compartilhamento de tela, faça perguntas aos participantes e crie sessões de perguntas e respostas com a ajuda da janela de bate-papo.

Envolva o público

Nos encontros remotos, é para lá de fundamental ter uma comunicação clara com as pessoas antes, durante e depois. Durante o evento em si, use as caixas de comentários, salas de sessão de grupo e opções de compartilhamento de tela para manter os participantes envolvidos.

Ter uma sessão de perguntas e respostas no final é uma boa estratégia para tornar as coisas mais interativas. Se o evento estiver programado para acontecer o dia todo, certifique-se de dar aos participantes muitos intervalos. Programe sessões de meditação de cinco minutos a cada hora mais ou menos (e use a mesma ideia quando estiver realizando eventos presenciais também).

Em seguida, mantenha a comunicação enviando uma pesquisa ou avaliação do evento. Esse feedback crucial permite que você saiba do que os participantes gostaram e como melhorar na próxima vez.

Providencie tweets ao vivo sobre o seu evento

Se você estiver organizando uma grande conferência online de vários dias, a dica é enviar as citações dos palestrantes ao vivo. Isso vai estimular a curiosidade das pessoas e incentivá-las a se inscreverem.

Uma ótima maneira de se preparar para isso é ter certeza de ter os scripts de seus palestrantes com antecedência para criar os gráficos antes do encontro e estar pronto para compartilhá-los após cada citação ser falada.

Também dá para personalizar hashtags: assim, os participantes enviam selfies com o evento no plano de fundo do computador ou celular e as imagens ficam acessíveis.

Crie brindes e sorteios nas redes sociais

Os sorteios de mídia social com base em interações nas publicações podem ser usados ​​pelo organizador do evento, palestrantes, patrocinadores e expositores para criar mais visibilidade e engajamento. 

Peça aos usuários que comentem para entrar na brincadeira. Faça perguntas ou lance um desafio. Os vencedores ganham brindes para eventos. Lembre-se de coletar o endereço físico dos ganhadores para enviar o mimo pelos Correios. 

Outra ideia é o sorteio ao vivo. Faça uma live rápida de no máximo cinco minutos para manter os participantes alertas e envolvidos. Eles acessam por meio de uma URL ou código QR para entrar. 

Se você usar um questionário, apenas os usuários que responderem corretamente a todas as perguntas entram no sorteio final. Dessa forma, é possível testar se estão prestando atenção durante o seminário. 

Cuidados para ter uma boa transmissão

Fique atento a estes detalhes na hora de montar a sua reunião!

Use câmera de boa qualidade

As pessoas participam de encontros ao vivo pelas experiências ricas e envolventes que esse modelo oferece. Portanto, invista em uma câmera boa para garantir que sua presença nas telas seja nítida e clara. 

Procure um dispositivo capaz de capturar e transmitir vídeo em alta qualidade, como HD ou 4K, bem como o áudio ideal selecionando uma câmera que permite conectar um microfone externo. Se estiver filmando a si mesmo, considere o uso de um segundo monitor que permita ver se você está no quadro.

Preze pela transmissão

Você também deve levar em conta se a plataforma escolhida permite o acesso móvel. Mais e mais pessoas hoje em dia estão consumindo e se envolvendo com conteúdo por meio de seus smartphones, então isso é realmente importante para se ter em mente.

Algumas opções gratuitas incluem serviços de streaming ao vivo do Facebook, Instagram ou LinkedIn. Eles são especialmente úteis se você estiver realizando um evento em casa, em um escritório ou onde quer que suas viagens remotas possam levá-lo. Se pensar em algo maior e precisar de um serviço mais confiável, é altamente recomendável explorar as opções pagas disponíveis.

Teste o software ou outras tecnologias com antecedência

A última coisa que você deseja é ter um grande defeito técnico durante o evento virtual. Tenha sempre alguém disponível para solucionar problemas e faça testes antes do grande dia. 

É bom planejar pelo menos 30 minutos com seus apresentadores e equipe antes de começar para testar funções e tarefas, conexão com a internet e conteúdos para garantir que o seu evento seja o mais tranquilo possível.

Plataformas para transmissão

Os eventos virtuais ao vivo abrangem países e continentes, incluindo pessoas que, de outra forma, não teriam condições de comparecer. As transmissões são utilizadas para tudo, desde reuniões sociais e passeios a apresentações e tutoriais.

Plataformas como Facebook, Instagram, YouTube e Twitter oferecem opções de transmissão ao vivo. O LinkedIn tem a capacidade, mas o recurso requer um processo de inscrição e não está disponível abertamente para todos os usuários. Você terá que verificar as funções específicas de cada programa para decidir sobre o que melhor se adapta ao seu evento.

Outra opção de encontros é o GoToMeeting, uma plataforma de comunicação completa para empresas. Ela apresenta mensagens colaborativas da equipe, transcrições de vídeo e configurações personalizáveis.

Entretanto, permite hospedar apenas 100 participantes no limite máximo, mas inicia ou ingressa em uma reunião de seu smartphone com o aplicativo GoToMeeting. A empresa tem o serviço GoToWebinar, um recurso de reunião online no qual os usuários podem planejar, apresentar e acompanhar os participantes do webinar.

Ele apresenta pesquisas, convites automáticos para seminários online, e-mails de acompanhamento, dados dos participantes, desempenho de seminários e uma biblioteca de vídeo compartilhável. 

Lembre-se de que o aspecto em tempo real de uma transmissão ao vivo dá a autenticidade que falta em um material pré-gravado. Ao mesmo tempo, deve haver tanta estratégia e planejamento quanto a transmissão ao vivo. Afinal, não há edições ou segundas tomadas.

Como você viu, para se planejar é preciso fazer muitas das mesmas coisas que faria se o evento fosse inteiramente presencial, só que de maneira muito mais prática. O que torna o planejamento de um encontro remoto diferente é como você pesquisa seu público, que tipo de encontro virtual escolhe, que ferramenta vai usar para transmitir, entre outros cuidados. 

Os eventos aumentam o conhecimento da marca e oferecem aos clientes oportunidades de aprender, crescer e conhecer outras pessoas. Se sua experiência virtual for feita da maneira certa, você mobiliza seu público online para fãs leais de marcas de todas as partes do globo. 

Mesmo após a retomada dos eventos presenciais, oferecer uma opção de transmissão ao vivo e gravar palestras para compartilhar mais tarde é uma maneira de atingir públicos muito maiores do que qualquer estádio poderia conter. Pense nisso!

Gostou de saber mais sobre eventos online? Aproveite a oportunidade e compartilhe este guia nas suas redes sociais para que mais pessoas também fiquem por dentro dessas dicas imperdíveis!